Art. 1

Dans le cadre de l’application du présent règlement, l’on entend par : 

1. Élections générales étudiantes : l’organisation simultanée de l’élection des membres du Conseil AGL, l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de Faculté et l’élection des membres des Conseils de Site. 
2. Conseil de site : conseil étudiant institué sur chacun des sites de l’UCLouvain,à l’exception de Louvain-la-Neuve, ayant pour charge de gérer et traiter les affaires locales du site auquel il est rattaché. 
3. Période d’attente : période de suspension de la procédure électorale à la fin du scrutin pour permettre l’exercice normal des droits de contestation des candidat·es prévus par le présent règlement. 
4. Liste : structure composée d’au moins deux candidat·es se présentant en commun aux élections générales étudiantes. 
5. Candidat·e indépendant·e : étudiant·e qui se présente seul·e aux élections étudiant·es sans s’engager auprès d’une liste. 
6. Propagande électorale : tout acte, dans le cadre des élections étudiantes de l’UCLouvain, appelant à voter instantanément ou dans le futur pour une liste ou un candidat·e ou assurant la promotion d’une liste ou d’un candidat·e en particulier. 
7. Opération électorale : tout fait d’un·e candidat·e, dans le cadre des élections étudiantes de l’UCLouvain, qui a pour but d’avoir un effet quelconque sur ces mêmes élections et/ou sur une liste et/ou sur un candidat·e indépendant·e 
8. Porte-parole de liste : un·e ou des candidat·es, au sein de chacun des listes se présentant aux élections générales étudiantes, qui a pour charge d’être la personne de contact et de référence entre la commission électorale et sa liste.
9. Campagne neutre : période électorale ayant cours pendant l’ensemble du scrutin et durant laquelle une série d’opérations électorales sont prohibées afin de garantir une certaine neutralité dans l’appel au vote et dans le processus de vote. Le présent règlement fixe les limites, conditions et modalités de la campagne neutre. 
10. Auditeur·trice : membre de la Commission électorale chargé·e de vérifier le bon déroulement du scrutin des élections ainsi que son intégrité d’un point de vue purement informatique et technique.
    

Art. 2

Chaque année académique, les étudiant·es régulièrement inscrit·es en date du 28 février au rôle de l'université, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique, désignent, lors des élections générales étudiantes, les représentant·es des étudiant·es composant le Conseil AGL et, pour les facultés et sites qui le souhaitent, les représentant·es des étudiant·es dans le Conseil de faculté et dans le Conseil de site.

Art. 3

Le 1 juillet de chaque année académique, une commission électorale chargée de l'organisation des élections générales étudiantes est instituée par la Vice-rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires étudiantes et le Président ou la Présidente de l'AGL, après que la précédente ait été dissoute le 30 juin de chaque année académique.

Art. 4

Les élections générales étudiantes ont lieu entre le 15 mars et le 30 avril. L’AGL communique la ou les dates choisies au Vice-recteur ou à la Vice-rectrice aux Affaires étudiantes pour le 1er février au plus tard.

Art. 5

Durant une période qui commence le 28 février et se termine au plus tard deux semaines avant l’ouverture du scrutin, la commission électorale se réunit fixer de manière irrévocable le nombre de sièges mis aux voix dans chacun des scrutins et procéder à l’appel aux candidatures.

Art.6

Le dépôt des candidatures débute un mois avant l’ouverture du scrutin et sa clôture a lieu le quatorzième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, à 16 heures.

Art. 7

Les listes sont déposées par un·e ou deux porte-paroles Les noms de listes, ainsi que l’identité des porte-paroles de liste, sont communiqués à la commission électorale durant les 7 jours calendriers qui précèdent le début du dépôt des candidatures. Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures, la commission peut accepter un changement de porte-parole(s). Exceptionnellement et jusqu’à la clôture des candidatures, la commission électorale se réserve le droit d’accepter la création tardive d’une liste. Au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, la commission électorale établit définitivement les listes qui seront soumises aux électeur·rices.

Art. 8

Un courrier est individuellement transmis par le Vice-Rectorat aux Affaires étudiantes à chaque électeur·rice au plus tard quatorze jours calendrier avant la clôture du dépôt des candidatures. Ce courrier, signé par le Président ou la Présidente de la commission électorale et la Vice-rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires étudiantes, présente les élections générales étudiantes de façon neutre et ne vise individuellement aucun·e candidat·e ni aucune liste. Il invite les étudiant·es à participer au scrutin et les informe de la manière de déposer une candidature. Il encourage expressément les étudiantes et étudiants internationaux·ales à se présenter aux différents scrutins des élections générales étudiantes, cette catégorie d’étudiant·es étant susceptible d’être sous-représentée dans l’élection. Il renvoie vers une page web de l'AGL contenant toutes les informations utiles, ajoutées au fur et à mesure que celles-ci se présentent, notamment le règlement électoral, ainsi que la liste des personnes et des listes candidates.

Art. 9

La validation définitive des candidatures par la Commission électorale a lieu au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin. 

Art. 10

La campagne électorale débute le jour de la diffusion des listes définitives par la commission électorale et se termine à l’ouverture du scrutin.

Art. 11

Le scrutin est organisé durant quatre jours consécutifs, de 08h00, le 1er jour, à 23h55, le soir du dernier jour, sans interruption. Une période dite « d’attente » prend cours à la fin du scrutin pour une durée de quatre vingts heures. 

Elle est communiquée au vice-rectorat aux affaires étudiantes le 1 er février au plus tard. Elle apparaît dans le calendrier électoral publié sur la page web de l’AGL consacrée aux élections. 

Au terme de la période « d’attente » la commission électorale, avec l’aide des expert·es de l’entreprise chargée du vote électronique, procèdent au dépouillement des bulletins électroniques. La commission électorale se réunit ensuite pour valider les élections et communiquer leurs résultats. Elle les porte, sans délai, à la connaissance des étudiant·es et du personnel de l'université.

Art. 12

L’élection du Conseil AGL, organisée sur l'ensemble des sites de l’Université, est l’élection des représentant·es étudiant·es constituant le Conseil de l'Assemblée Générale des étudiant·e·s de Louvain, ici dénommée « l’AGL », laquelle constitue le conseil des étudiant·es visé aux articles 10 à 14 du décret du 21 septembre 20121 . Elle est organisée dans le cadre de deux collèges électoraux votant par le biais d’un même bulletin. Le collège facultaire est constitué de l'ensemble des étudiant·es ayant le droit de vote dans chacune des facultés ou dans chacun des organes similaires qui les remplaceraient (dénommés dans l’ensemble du document « Facultés »). Le collège universitaire est constitué de l'ensemble des étudiant·es de l'UCLouvain disposant du droit de vote.

Art. 13

Peut être candidat·e au Conseil AGL tout·e étudiant·e régulièrement inscrit·e en date du 28 février au rôle de l’université, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique.

Art. 14

Le Conseil AGL est divisé en deux collèges : le collège facultaire et le collège universitaire. Au sein du collège facultaire, il y a autant de scrutins qu'il y a de facultés ; une faculté établie sur plus d'un site intervenant autant de fois qu'il y a de sites sur lesquels elle est établie. Chacun de ces scrutins désigne un·e conseiller·ère AGL par tranche entamée de mille étudiant·es inscrit·es à titre principal dans cette faculté. Au sein du collège universitaire, il y a un scrutin. L’on retrouve le même nombre de conseiller·ères AGL que de conseiller·ères issu·es du collège facultaire. Au sein du Conseil AGL, quatre sièges sont réservés à des étudiant·es inscrit·es sous une nationalité différente que la nationalité belge, également candidat·es à un mandat de la Coordination Générale des Étudiants Internationaux (ci-après CGEI). Les quatre candidat·es élu·es formeront l’équipe de coordination de la CGEI. Quoique le décret ne l’impose pas, le choix est donc fait à l’UCLouvain, d’une désignation des représentant·es étudiant·es au sein de la CGEI par voie d’une élection centralisée. 

Afin que les quatre sièges de l’équipe de coordination de la CGEI soient toujours garantis, le Conseil AGL comprend également quatre sièges supplémentaires mais facultatifs. Ces sièges sont dénommés ci-après « sièges CGEI facultatifs ». Ces sièges sont attribués, si besoin, lors du dépouillement, par une procédure définie à l’article 49quater du présent règlement. Au terme du dépouillement, les sièges CGEI facultatifs non attribués sont considérés comme inexistants. 

En conséquence, le conseil AGL est composé comme suit : 

- un nombre X de représentant·es issu·es du collège facultaire, 

- le même nombre X de représentant·es issu·es du collège universitaire, 

- entre 0,1,2,3 ou 4 représentant·es supplémentaires pour les sièges CGEI facultatifs. 

Au sens du présent règlement, la nationalité de l’étudiant·e est celle sous laquelle il ou elle s’est inscrit·e à l’université.

Art. 15

Parallèlement à l’élection du Conseil AGL, et si la faculté ne souhaite pas l’organiser elle-même, la commission électorale organise l’élection des représentant·es étudiant·es aux conseils de faculté conformément aux articles 15 et 18 du décret du 21 septembre 20122 . Peut être candidat·e à l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté tout·e étudiant·e régulièrement inscrit·e, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique, dans la faculté dans laquelle il ou elle se présente, que cette faculté soit établie sur un seul ou sur plusieurs sites. Si un·e étudiant·e est régulièrement inscrit·e dans plusieurs facultés, il ou elle peut se porter candidat·e à l'élection du Conseil de chacune de ces facultés.

Art. 16

Le décret du 21 septembre 2012 prévoit que les représentant·es étudiant·es sont membres avec voix délibérative, à raison d’au moins 20% des Conseils de faculté.  

Art. 17

Parallèlement à l’élection du Conseil AGL et à celle des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté, et si le Conseil étudiant de site ne souhaite pas l’organiser lui-même, la commission électorale organise l’élection des membres de Conseils étudiants de site si ces derniers en expriment le souhait explicite. Le cas échéant, les Conseils de site en informent la commission électorale au plus tard un mois avant l’ouverture du scrutin. 

Peut être candidat·e au Conseil étudiant de site tout étudiant·e régulièrement inscrit·e, au jour de l’élection, au titre d’un programme d’étude, dans une faculté du site, sans obligation de se présenter aux élections du Conseil AGL.

Art. 18

Le Conseil étudiant de chaque site comprend un nombre de mandats défini par le Conseil étudiant du site lui-même. Les étudiant·e·s remplissant ces mandats sont inscrit·es régulièrement au jour de l’élection au sein d’une faculté du site. Ce nombre sera communiqué par le Conseil étudiant du site au plus tard un mois avant l’ouverture du scrutin à la commission électorale. Sans communication de la part des conseils étudiants de site, ce nombre est reconduit chaque année. Chaque faculté dispose de la garantie d'avoir au moins un siège.

Art. 19

Chaque étudiant·e régulièrement inscrit·e au rôle de l'université, en date du 28 février de l’année académique concernée, à un programme d’étude conduisant à l’obtention d’un grade académique, dispose du droit de vote aux élections générales étudiantes. Le vote est personnel et secret.

Art. 20

Pour l’élection du Conseil AGL, les étudiant·es inscrit·es simultanément dans plusieurs programmes disposent, d'un droit de vote unique qu'ils ou elles exercent dans la faculté oùils ou elles sont inscrit·es à titre principal, selon les informations transmises par le Service des inscriptions. Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté, ils ou elles disposent d'un droit de vote dans chacune des facultés où ils ou elles sont inscrit·es. Pour l’élection des membres des Conseils étudiants de site, ils ou elles disposent d’un droit de vote unique qu’ils ou qu’elles exercent sur le site accueillant la faculté où ils ou elles sont inscrit·es à titre principal.

Art. 21 

La commission électorale est composée de huit membres, réparti·es comme suit : 

- quatre étudiant·es régulièrement inscrit·es au rôle de l'université, désigné·es par le Conseil de l’AGL, dont un·e au minimum a exercé un mandat de conseiller·ère AGL et un·e au minimum a exercé un mandat de conseiller·ère facultaire, au cours des deux années précédentes. Parmi ceux-ci et celles ci,un·e étudiant·e est un·e membre désigné·e par l’Union des Bureaux Etudiant·es et approuvé·e par le Conseil de l’AGL 

Ces étudiant·e·s ne peuvent plus être candidat·e·s à l’élection du Conseil AGL ni à l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté ni à l’élection d’un Conseil étudiant de Site 

- deux membres du personnel de l'université choisi·es par le Vice-recteur ou la Vice-rectrice aux Affaires étudiantes sur une liste de six noms proposés par le Conseil de l'AGL ; 

- une personne représentant la Vice-rectrice ou le Vice-recteur aux Affaires étudiantes ; 

- une personne représentant l'Administration de la vie étudiante. Un·e suppléant·e est prévu·e pour et proposé·e par chacune des quatre catégories de membres précitées.

Art. 22 

Les années impaires en septembre de la rentrée académique, la commission est présidée par le ou la représentant·e du Vice-recteur ou de la Vice-rectrice aux Affaires étudiantes. Les années paires, elle l’est par l'un·e des quatre étudiant·es, désigné·es par le Conseil de l'AGL. Cette alternance est inversée pour l’attribution de la Vice-présidence.

Art. 23 

La commission électorale est convoquée, par son Président ou sa Présidente, au moins sept jours calendrier à l'avance, sauf en cas d'urgence motivée. Elle statue à la majorité absolue des membres présent·es. Un quorum de présence de 5 membres est requis pour statuer. Les procès-verbaux des réunions de la commission électorale sont publics. 

Dans toute hypothèse de vote menant à une égalité des voix au sein de la commission électorale, les membres étudiant·es disposent d’une voix prépondérante exprimée par le·a Président·e de la commission électorale s’il ou elle est étudiant·e. A défaut, le·a Vice Président·e de la commission électorale est chargé·e d’exprimer cette voix prépondérante.

Art. 24 

Les décisions de la commission électorale ne sont susceptibles d’aucun recours. 

Art. 25 

La commission électorale désigne un conciliateur ou une conciliatrice électoral·e. Le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e est choisi·e, au sein de la Communauté universitaire, pour ses qualités d’écoute, sa connaissance et/ou son expérience du processus démocratique et son autorité morale. 

Le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e se tient à la disposition des étudiant·es durant une période qui débute à la date d’ouverture du dépôt des candidatures et se termine à la date de la communication des résultats des élections, afin de les épauler dans la gestion de tout problème qu’ils ou elles souhaiteraient porter à son attention. A cet effet, il ou elle fixe une permanence hebdomadaire dont l’horaire et le lieu sont communiqués dans le courrier visé à l’article 8.

Art. 26 

La commission électorale désigne un auditeur ou une auditrice dont la mission est de veiller à la bonne tenue des opérations électorales. L'auditeur·rice est libre de mener sa mission par tous les moyens qui lui semblent adéquats. Il ou elle peut notamment s'entourer de personnes compétentes pour l'aider dans sa mission.

Art. 27

Les candidat·es se présentent sur une liste ou de manière indépendante. 

Art. 28

Une liste peut se présenter aux différents scrutins des élections générales étudiantes. 

Dans le cas où deux noms identiques de liste seraient transmis à la commission électorale, le premier est considéré comme seul valide. 

Pour l’élection du Conseil AGL, chaque liste peut présenter un nombre de candidat·es double au nombre maximum de sièges à pourvoir. Les listes pour le Conseil AGL sont composées d'un minimum de quarante pour cent (40 %) d'hommes et quarante pour cent (40 %) de femmes. Les listes de 10 personnes ou moins sont composées d'un minimum de trente pour cent (30 %) d'hommes et trente pour cent (30%) de femmes. Les arrondis se font à l'unité inférieure. 

Pour minimum 20% des candidat·es (arrondis à l’inférieure), réparti·es en bloc en début de liste, un mécanisme d’alternance par genre (femme-homme ou homme-femme), dit “de tirette”, est mis en place, de façon à ce que deux personnes du même genre ne puissent pas être placées successivement sur cette portion de la liste. 

En cas de non application du principe de tirette énoncé pour le reste de la liste, une liste peut utiliser un des deux autres mécanismes de parité, à savoir : 

– le tirage au sort de l’ordre des candidat·es de la liste. Ce tirage au sort est organisé après la clôture des candidatures et effectué en présence d’un·e membre de la Commission; 

– la mise en ordre alphabétique des candidat·es de la liste, 

Si une liste est composée uniquement de 3 candidat·es, le mécanisme de la tirette est appliquée sur les deux premier·ères candidat·es

Art. 29

Le dépôt d'une candidature se fait au moyen d'un formulaire électronique, validé par la commission électorale, qui reprend pour chaque candidat·e, outre les informations personnelles utiles : 

- le surnom décent et notoire sous lequel il ou elle entend éventuellement se présenter ; 

- le cas échéant, le prénom social de l’étudiant·e, utilisé en lieu et place du prénom civil sur les listes ; 

- le scrutin sur lequel il ou elle se présente ; - la liste dont il ou elle fait éventuellement partie ; 

- une preuve de son inscription, par exemple : une photocopie, un scan, une photo de son attestation d’inscription ou de sa carte étudiante, etc. 

Si le ou la candidat·e fait partie d’une liste, il lui sera demandé de confirmer sur le formulaire qu’il ou elle a obtenu préalablement l’accord de la liste, communiqué par le, la ou les porte-parole.s de liste. De même, si le ou la candidat·e souhaite se présenter comme candidat·e à la CGEI, il lui sera demandé de confirmer sur le formulaire qu’il ou elle a préalablement pris contact conformément à la procédure établie par le règlement électoral de la CGEI avec les permanent·es de la CGEI, ceux-ci et celles-ci s'engageant à respecter le secret des candidatures. Si un·e candidat·e se vit d'un genre différent à son identité légale, il ou elle peut rencontrer une personne formée à la question qui pourra être contactée à l’adresse suivante : genderpolicy@uclouvain.be. Cette personne actera la catégorie électorale dans laquelle il ou elle figurera selon son souhait.

Art. 30

La commission électorale s’assure du respect des règles relatives à la présentation des candidatures et à la formation des listes énoncées aux articles 28 et 29 du présent règlement et du respect des conditions d’éligibilité des candidat·es, relatives aux différents scrutins. La commission électorale vérifie également l’admissibilité des noms de listes et des surnoms de candidat·es au regard des lois, des règlements de l’UCLouvain ainsi que de la Charte électorale annexée au présent règlement et des principes du fair play électoral. 

La commission électorale publie, dans les quarante-huit heures qui suivent la clôture des candidatures, une liste provisoire des candidatures.

Art. 31

Toute contestation relative à la présentation des candidatures et à la formation des listes ou aux conditions d’éligibilité des candidat·es peut être portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la Présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). 

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées dans les quarante-huit heures qui suivent la publication de la liste provisoire des candidatures. Elles indiquent clairement la liste ou le·a candidat·e concerné·e ainsi que les règles relatives à la présentation des candidatures et à la formation des listes ou aux conditions d’éligibilité des candidat·es dont la méconnaissance est alléguée. 

La commission électorale invite la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation à faire part de ses éventuelles observations. Dans un délai de quarante-huit heures, un courrier électronique reprenant ces observations est adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). La commission électorale indique, de manière motivée, ensuite à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e par la contestation les éventuelles rectifications nécessaires. 

A défaut pour la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation d’opérer les rectifications indiquées, la commission peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

- l’éviction du·de la ou des candidat·es concerné·e(s) ;

- l’éviction de la liste concernée. 

La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. 

Au plus tard le septième jour calendrier précédant l’ouverture du scrutin, la commission électorale établit définitivement les listes qui seront soumises aux électeur·rices.

Art. 32

Les candidat·es aux élections étudiantes s'engagent à respecter les lois, les règlements de l’UCLouvain ainsi que la Charte électorale annexée au présent règlement et les principes du fair play électoral.

Art. 33

Dans le cadre des élections générales étudiantes, la commission électorale autorise l’AGL à mettre à disposition de chaque liste et candidat·e indépendant·e un budget pour financer les dépenses de sa campagne. Ce budget est proposé chaque année par la commission électorale et validé par le trésorier·ère de l’AGL avant l’ouverture de la campagne électorale. L’AGL communique chaque année, avant la campagne électorale, les modalités et bonnes pratiques d’utilisation du budget alloué aux listes et candidat·es indépendant·es.

Art. 34

Toute contestation relative à la campagne électorale peut être portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique, adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be).

Les contestations ne sont prises en considération que si elles sont formulées avant l’ouverture du scrutin. Elles indiquent clairement la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation et les règles relatives au déroulement de la campagne dont la méconnaissance est alléguée.

La commission électorale invite la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation à faire part de ses éventuelles observations.

Dans un délai de quarante-huit heures, un courrier électronique reprenant ces observations est adressé au départ d’une adresse du nom de domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be) avant 23h55.

La Présidence et la Vice-Présidence de la commission peuvent entendre les différentes parties et tentent de concilier les étudiant·es et d’atteindre avec eux ou elles, un règlement amiable du différend. Lorsqu’un tel règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. La Présidence et la Vice-Présidence de la commission peuvent, s’ils ou elles l’estiment opportun, renvoyer les étudiant·es vers le conciliateur ou la conciliatrice électoral·e. Lorsqu’un règlement amiable est atteint, il en est dressé un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. A défaut de règlement amiable, la Présidence et la Vice-Présidence de la commission informent la commission électorale de la contestation. La commission peut décider d’entendre l’auteur·rice de la contestation et la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes :

– un travail d’utilité collective lié à l’Université; 

– le retrait partiel ou total du financement visé à l’article 33; 

– l’éviction du/de la ou des candidat·es concerné·es; 

– l’éviction de la liste. 

La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur de la contestation et  à la liste ou au/à la candidat·e concerné·e.

La Commission électorale statue sur les contestations qui lui sont soumises au plus tard à la  fin de la période « creuse ». 

En tout état de cause, la commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes pour poursuites disciplinaires éventuelles.

En outre, la commission électorale se réserve le droit de prendre contact avec la cellule Together (https://uclouvain.be/fr/decouvrir/respect/cellule-d-aide-together.html) afin d’assurer une gestion bienveillante et adaptée de toute contestation concernant des situations liées aux violences de genre, au harcèlement et aux discriminations.

Art. 35

L’élection se déroule au scrutin secret, par un vote électronique. 

Art. 36

Dès l’ouverture du scrutin, toute propagande électorale est toujours autorisée dans le respect des principes du présent règlement, de la charte électorale, de l’ordre public et des bonnes mœurs. Toutefois, les candidat·es ne sont pas autorisé·es à poursuivre la propagande électorale, durant le scrutin, autour des bureaux de vote (fixes et volants) mis en place par la commission électorale et/ou les listes et/ou les candidat·es indépendant·es et durant les descentes d’auditoire réalisé·es par les candidat·es.

Art. 37

Les étudiant·es peuvent voter à partir de n’importe quel ordinateur ayant accès à Internet, avec un navigateur récent. L’élection se déroule sur un site Internet possédant une URL simple. L’étudiant·e électeur·rice coche, sur les bulletins de vote qui lui sont présentés en fonction de sa faculté, la ou les case(s) correspondant à son ou ses choix et il ou elle valide son vote. Un courrier électronique est envoyé à l’étudiant·e électeur·rice en guise de confirmation. Dans ce courrier, un message relatif aux suspicions de fraude est délivré et une adresse électronique de contact est proposée en cas de doute de la part de l’étudiant·e. Une adresse courriel de contact permet d’assurer un support technique pour les étudiant·es éprouvant des difficultés à voter électroniquement.

Art. 38

Lors de ce vote électronique, il est présenté à chaque électeur·rice un ou plusieurs bulletins de vote, concernant respectivement l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et l’élection du Conseil AGL. Pour les électeurs·rices des conseils étudiants de site concernés, il est, en outre, présenté un bulletin supplémentaire qui concerne l’élection du Conseil étudiant de site. Ces bulletins prennent la forme de pages web distinctes qui se succèdent ou sous la forme d’une même page avec une séparation distincte. Chaque bulletin reprend le nom et le prénom, ainsi que le surnom éventuellement renseigné, de chacun·e des candidat·es au scrutin. Pour l’élection du Conseil AGL, les candidat·es sont présenté·es par liste dans l’ordre indiqué par la liste à laquelle ils ou elles appartiennent, selon le principe de parité et le mécanisme énoncés dans l’article 28. Les numéros indiquant cet ordre sont repris sur le bulletin de vote. À côté de leur nom figurent le sigle de la faculté dans laquelle ils ou elles sont régulièrement inscrit·es à titre principal ainsi que leur éventuelle candidature à un mandat de la CGEI. Les bulletins sont différenciés par faculté par la mise en évidence (caractères gras) des candidat·es appartenant à la faculté dans laquelle les bulletins sont présentés. L’électeur·rice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es d'une même liste ou pour la liste elle-même. Chaque vote en faveur d’un ou de plusieurs candidat·es d’une même liste donne automatiquement une voix à cette liste. Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des membres des Conseils de site, les candidat·es sont présenté·es par ordre alphabétique, et cet ordre est signalé. À côté de leur nom figurent leur année d’étude et la mention d’une éventuelle liste. L’électeur·rice peut voter pour un·e ou plusieurs candidat·es, indépendamment de la liste à laquelle ils ou elles appartiennent. L'interface du système de vote empêchera la création de bulletins de vote invalides et, en particulier, le panachage entre plusieurs listes, qui n'est pas autorisé pour l'élection du Conseil AGL. Une case de vote blanc est disponible sur chaque bulletin. Le vote blanc est un vote valable, mais non exprimé.

Art. 39

Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote par Internet (soit qu’il ou elle rencontre un problème technique, soit qu’il ou elle s’est trompé·e, soit qu’il ou elle suspecte une usurpation d’identité) peut revoter autant de fois qu’il ou elle le souhaite, le nouveau bulletin remplaçant le précédent, ce dernier étant annulé. Seul le dernier bulletin soumis par un·e électeur·rice compte. Cette possibilité est offerte durant toute la période de vote. Un·e étudiant·e insatisfait·e de son vote électronique peut, par ailleurs, demander l’annulation de son vote, après la fin officielle du vote et ce, jusqu’au début du dépouillement.

Art. 40

Un ou plusieurs bureau(x) de vote électronique sont organisés sur chaque site durant la période des élections. Ces bureaux de vote sont ouverts à des horaires fixés par la commission électorale.

Art. 41

Il y a au moins un stand de vote électronique par site durant la période des élections. Chaque stand de vote électronique est placé sous la responsabilité d’un·e président·e de stand désigné·e par la commission électorale. Pour chaque stand de vote, la commission désigne, par ailleurs, des personnes chargées de tenir le stand et de représenter le ou la président·e du stand de vote électronique en son absence. Les responsables des stands de vote s’assurent que le vote puisse s'effectuer de façon confidentielle.

Art. 42

Les stands de vote électronique seront tenus, dans la mesure du possible, par au moins deux candidat·es ou étudiant·es de facultés différentes. Deux candidat·es d’une même faculté ne peuvent donc pas tenir seul·es un stand de vote.

Art. 43

Chaque liste et tout·e candidat·e indépendant·e peut transmettre son programme au Président ou à la Présidente de la commission électorale en au moins autant d'exemplaires qu'il y a de stands de vote électronique. Ces programmes seront consultables sur les stands de vote via un renvoi simplifié au site de l’AGL. Dans chaque stand de vote électronique, chaque liste ou candidat·e indépendant·e peut se faire représenter par un·e témoin, qui s'abstient d'influencer le vote des électeur·rices.

Art. 44

Sauf dérogation accordée par la commission électorale, chaque candidat·e prenant part au scrutin s’engage inconditionnellement par la remise de sa candidature à participer durant au minimum deux heures à la campagne neutre des élections en placardant des affiches ou en effectuant des descentes d’auditoires. Sauf dérogation accordée par la commission électorale, chaque candidat·e s’engage également à tenir un stand de vote durant au minimum deux heures sur la durée d’ouverture des stands de vote électronique.

Art. 45

Toute contestation relative aux opérations électorales peut être portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). 

Les contestations ne sont prises en considération que si celles-ci sont formulées durant la période allant du premier jour du dépôt des candidatures à l’heure suivant la fermeture du scrutin. Elles indiquent clairement la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation et les règles relatives aux opérations électorales dont la méconnaissance est alléguée. 

La commission électorale invite la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation à faire part de ses éventuelles observations. Dans un délai de douze heures, un courrier électronique reprenant ces observations est adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). 

La Présidence et la Vice-Présidence de la commission informent la commission électorale de la contestation. La commission peut décider d’entendre l’auteur·rice de la contestation et la liste ou le·a candidat·e concerné·e par la contestation. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

- un travail d’utilité collective lié à l’Université 

- le retrait partiel ou total du financement visé à l’article 33 ; 

- l’éviction du·de la ou des candidat·es concerné·e(s) ; 

- l’éviction de la liste du·de la candidat·e concerné·e La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou aux candidat·es concerné·es. 

La commission électorale statue sur les contestations qui lui sont soumises au plus tard à la fin de la période « d’attente » En tout état de cause, la commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, pour des poursuites disciplinaires éventuelles. 

Toute contestation relative aux opérations électorales peut être considérée comme abusive et, donc, irrecevable, par la commission électorale dans les hypothèses suivantes : 

- lorsqu’elle a pour but unique ou principal de nuire à un·e candidat·e et/ou à la commission électorale et ses membres ; 

- lorsqu’une contestation est l’incarnation d’un excès manifeste de l’exercice normal de ce droit reconnu par une personne prudente et diligente ;

Art. 46

Les expert·es de l’entreprise chargée du vote électronique procèdent au dépouillement des bulletins électroniques sous la supervision du Président ou de la Présidente de la commission électorale et en présence de l’auditeur·rice. La première étape consiste à invalider les votes électroniques de personnes l’ayant demandé durant la période « d’attente ». Une fois cette étape effectuée, les bulletins seront dépouillés.

Art. 47

La confidentialité du vote électronique repose sur la confiance répartie entre un certain nombre de personnes que l'on désignera par l'appellation « porteur·ses de clé ». Ces dernier·ères sont désigné·es par la commission électorale parmi des personnes non candidates aux élections. Les porteur·ses de clé sont dépositaires de clés dont l'utilisation conjointe permet d'obtenir le résultat de l'élection. Les porteur·ses de clé sont désigné·es par la commission électorale, en temps voulu.

Art. 48

Pour être valable, le scrutin doit avoir recueilli la participation d'au moins vingt pour cent (20%) des étudiant·es visé·es à l'article 2. Si un taux de participation inférieur à vingt pour cent est enregistré, la commission électorale procède à l’organisation d’un second tour conformément au décret du 21 septembre 2012.

Art. 49

Pour l'élection du Conseil AGL, la répartition des sièges entre les listes est proportionnelle au nombre de voix recueillies et se fait de la manière suivante : 

On somme les voix exprimées par liste pour obtenir les totaux X liste ; 

On divise les totaux X liste par la suite de diviseurs {1,8 ; 3 ; 5 ; 7 ; 9 ; 11…} ; 

On classe l'ensemble des quotients obtenus par ordre décroissant et on attribue les N sièges à pourvoir aux N plus grands quotients. En cas d'égalité stricte entre différents quotients, ceux-ci sont ordonnés en favorisant ceux relatifs aux listes ayant jusqu'alors le moins de sièges déjà attribués. Pour l’application du processus d’attribution des sièges, les candidat·es qui ne sont pas membres d’une liste sont considéré·es comme formant chacun·e une liste. 

Celui ou celle qui n’a pas de voix n’est ni élu·e, ni suppléant·e.

Art. 49bis

Au sein du collège facultaire, sont élu·es les candidat·es ayant recueilli le plus de voix dans leur faculté en tenant compte de la répartition des sièges, au prorata du nombre de voix obtenues par chaque liste au sein de cette faculté. Au sein de ce collège, lorsqu’un ou plusieurs sièges sont attribués à une liste mais que cette liste ne dispose pas d’un·e candidat·e pour ces sièges, la méthode des quotients visée par le premier alinéa sera appliquée aux listes disposant de candidat·es au sein de la faculté concernée en vue d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). En cas d’absence ou d'insuffisance de candidat·e au sein de la faculté concernée, les sièges laissés vacants seront attribués via une procédure de cooptation, selon les modalités que le Conseil AGL détermine.

Art. 49ter

Au sein du collège universitaire, sont élu·es les candidat·es ayant recueilli le plus de voix une 

fois retiré·es les candidat·es élu·es au sein du collège facultaire et compte tenu de la  répartition des sièges au prorata du nombre total de voix obtenues par chaque liste sur  l’ensemble de l’université. 

Au sein de ce collège, lorsqu’un ou plusieurs sièges sont attribués à une liste mais que cette  liste ne dispose pas de candidat·es pour ces sièges, la méthode des quotients visée par le  premier alinéa sera appliquée aux listes disposant encore de candidat·es en vue d’attribuer  les sièges vacants. En cas d’absence ou d’insuffisance de candidat·es, les sièges laissés  vacants seront attribués via une procédure de cooptation, selon les modalités que le Conseil  AGL détermine. 

Art. 49quater

Après l’attribution au sein du collège universitaire, la commission électorale vérifie que le nombre de sièges attribués à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI, au sein du Conseil AGL, est bien égal (ou supérieur) à celui qui leur est garanti selon l'article 14. Si ce n'est pas le cas, un siège CGEI facultatif du conseil universitaire est attribué via les quotients déterminés selon le premier alinéa, au sein de la même liste, à l'étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e qui a recueilli le plus de voix. Si la liste ne comprend plus d'étudiant·e candidat·e à un mandat de la CGEI non élu·e, la méthode des quotients sera appliquée aux listes disposant de candidat·es CGEI non élu·es en vue d’attribuer le(s) siège(s) vacant(s). Cette procédure est répétée, pour le deuxième siège facultatif, et ainsi de suite, jusqu'à l'attribution à des étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI du nombre de sièges qui leur est garanti au sein du Conseil AGL. Au terme du processus, la commission électorale peut constater l’impossibilité d’atteindre le nombre de sièges garantis aux étudiant·es candidat·es à un mandat de la CGEI au sein du Conseil AGL, sans que ce constat n’invalide le scrutin.

Art. 49quinquies

Les listes de suppléances sont établies comme suit : au sein du collège facultaire, les suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es facultaires de cette liste qui sont non élu·es ou qui sont élu·es au sein du collège universitaire. Au sein du collège universitaire, les suppléant·es au sein d’une liste sont les candidat·es non élu·es de cette liste. Les listes de suppléances sont triées par ordre décroissant de voix de préférence, respectivement, au sein de la faculté et au sein de l’université. En conséquence des règles ci-dessus, lorsqu’un·e suppléant·e est appelé·e au sein du collège facultaire et si ce·tte suppléant·e est déjà élu·e au sein du collège universitaire, son siège devient vacant au sein du collège universitaire et on choisit le·a suppléant·e du·de la suppléant·e au sein de la liste de suppléance du collège universitaire.

Art. 49sexies

Pour toutes les procédures d’attribution susmentionnées, en cas d’égalité du nombre de voix recueillies par plusieurs candidat·es, le ou la plus jeune est élu·e. 

Art. 50

Pour l’élection des représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté et pour l’élection des membres des Conseils de site, les sièges sont attribués aux candidat·es ayant recueilli le plus grand nombre de voix personnelles. En cas d'égalité du nombre de voix recueillies par plusieurs candidat·es à un même mandat, le ou la plus jeune est élu·e. Si un·e conseiller·ère démissionne de son mandat, son siège va au·à la premier·ère étudiant·e non-élu·e au sein de la représentation des étudiant·es ou du Conseil concerné. Au sein de la délégation étudiante aux Conseils de faculté et au sein du Conseil de site, si le nombre de candidat·es est inférieur au nombre de sièges prévus, les candidat·es élu·es proposent la cooptation de nouveaux·elles représentant·es. Les membres élu·es directement doivent constituer au moins un tiers de la représentation étudiante concernée. Les propositions de cooptation au sein des Conseils de faculté sont approuvées par le Conseil AGL, selon les modalités qu’il détermine. Les cooptations effectuées au sein des Conseils de Site sont transmises pour information au Conseil AGL. Celui·celle qui n’a pas de voix n’est ni élu·e, ni suppléant·e.

Art. 51

Les représentant·es étudiant·es au Conseil AGL sont élu·es pour un mandat d’un an. Celui ci prend effet à la première réunion du Conseil AGL suivant la clôture des élections par  la Commission électorale ou au plus tard, le 1er mai suivant leur élection.

Le nouveau Conseil AGL ainsi constitué désigne les étudiant·es qui siégeront au Conseil d’Administration, au  Conseil Académique, au Conseil des Affaires Sociales et Étudiantes et au Conseil de  l’Enseignement et de la Formation pour un mandat d’un an prenant cours le 1er juillet suivant  leur élection. 

Les représentant·es étudiant·es aux Conseils de faculté sont élu·es pour un mandat d’un an.  Leur mandat prend cours le 1er septembre suivant la clôture des élections, sauf disposition contraire dans les règlements de chacune des Facultés.

Les représentant·es étudiant·es aux Conseils étudiants de site sont élu·es pour un mandat d’un  an prenant cours le 1er mai suivant leur élection. 

Les représentant·es étudiant·es aux Conseils de secteur sont élu·es par les conseiller·ères étudiant·es nouvellement élu·es de chaque Conseil de Faculté du secteur concerné, selon les modalités fixées par la pratique de chacun des secteurs. Il en va de même pour les mandats au sein des Bureaux de secteur et des autres mandats sectoriels. Leur mandat prend cours le 1er septembre suivant la clôture des élections, sauf disposition contraire dans les règlements de chacun des secteurs.

Art. 52

Pour chaque scrutin, sont consignés au procès-verbal le nombre de votant·es, le nombre de  bulletins annulés lors de la période « creuse », le nombre de bulletins blancs, le nombre de  voix pour chaque liste et le nombre de voix pour chaque candidat·e au sein de chaque liste et  les observations particulières relatives au scrutin et au dépouillement.

Art. 53

Le dépouillement est public.

Art. 54

La Commission électorale se réunit pour valider les élections et leurs résultats dans le respect du décret du 21 septembre 2012. Si elle l’estime nécessaire, elle peut faire procéder à une nouvelle élection pour tous les scrutins ou pour une partie d’entre eux.

Art. 55

La Commission électorale porte les résultats des élections à la connaissance des étudiant·es  et du personnel de l’université par tous moyens adéquats (courriers électroniques, site web…). 

Son Président ou sa Présidente envoie notamment, par le biais du Vice-rectorat aux Affaires  étudiantes, un courrier aux secrétariats facultaires, aux Présidents ou Présidentes de  Conseils de faculté, à la Présidence sortante du Conseil AGL, au Coordinateur ou à la  Coordinatrice de la CGEI, aux Doyens ou Doyennes et le cas échéant aux responsables des  Conseils de site. 

Les résultats mentionnent les informations suivantes pour chaque scrutin : le taux de  participation, le nombre de votant·es, le nombre de bulletins annulés lors de la période «  d’attente », le nombre de bulletins blancs, le nombre de voix pour chaque liste, le nombre de voix par candidat·e, les candidat·es élu·es. 

Art. 56

La commission électorale peut être informée, durant une période de trois jours suivant la publication des résultats, d’une irrégularité affectant le dépouillement et l’attribution des sièges. L’irrégularité est portée à la connaissance de la commission électorale, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). Ce courrier électronique indique clairement l’irrégularité alléguée et les règles dont la méconnaissance est invoquée. 

La Présidence informe la commission électorale. Dans le cas où une liste ou un·e candidat·e est mis en cause, cette liste ou ce·tte candidat·e est invité·e à faire part de ses éventuelles observations, dans un délai de vingt-quatre heures, par un courrier électronique adressé au départ d’une adresse relevant du domaine uclouvain.be, à la présidence de la commission électorale (contestations-elections@aglouvain.be). La commission peut décider d’entendre toute personne dont l’audition lui paraît opportune. Elle peut mettre en œuvre les sanctions suivantes : 

- la tenue d’un nouveau scrutin, pour l’élection du Conseil AGL, pour l’élection des représentant·es étudiant·es d’un un ou plusieurs conseil(s) de faculté ou pour l’élection des représentant∙es étudiant·es d’un ou plusieurs conseil(s) de site, selon la portée de l’irrégularité constatée ; 

- le remboursement partiel ou total du financement visé à l’article 33 du présent règlement ; 

- la déchéance du·de la ou des candidat·es concerné·e(s) ; 

- la déchéance de l’ensemble des candidat·es d’une liste électorale ; 

- l’inéligibilité d’un·e candidat·e pour les prochaines élections. 

Les décisions de la commission électorale sont communiquées au plus tard vingt jours après la publication des résultats des élections. La sanction fait l’objet d’un procès-verbal adressé par courriel à l’auteur·rice de la contestation et à la liste ou au·à la candidat·e concerné·e. En tout état de cause, la commission électorale peut communiquer la contestation à la Vice-rectrice ou au Vice-recteur aux Affaires étudiantes, pour poursuites disciplinaires éventuelles.

Art. 57

Les résultats des élections sont définitivement validés vingt jours après la publication des résultats de celles-ci.

Art. 58

La modification du présent règlement relève de la compétence du Conseil des Affaires Sociales et Étudiantes. Cette compétence est suspendue entre le premier CASE de chaque année civile et la validation définitive, par la Commission électorale, des résultats des élections générales étudiantes. 

Art. 59

Dans le cas où une fusion entre l’Université catholique de Louvain et une autre institution académique était décidée, la commission électorale se tient à la disposition des autorités compétentes afin d’organiser, avec les différent·es acteur·trices concerné·es,  l’articulation ou le rapprochement des procédures relatives à l’organisation des élections étudiantes. 

Art. 60

La commission électorale peut formuler des recommandations pour l’organisation des élections étudiantes de l’année suivante. Son mandat prend fin le 30 juin.

Disposition transitoire valable pour l’année académique 2023-2024. 
Dans le cadre de l’application du présent règlement aux facultés du site de Saint Louis Bruxelles, il faut entendre que l’instance nommée “Conseil de faculté” équivaut à l’instance “Assemblée de faculté” sur le site de Saint Louis, dans la dénomination actuelle des instances. L’entrée en fonction des membres de l’Assemblée de faculté, équivalent des conseillers facultaires dans le présent règlement, peut être différée à une date ultérieure à celle indiquée à l’article 51. Cette date est fixée par les facultés concernées.