Louer la salle Joanne Simpson


Le salle Joanne Simpson est située Place des Sciences, 1b à Louvain-la-Neuve.

Elle peut accueillir maximum 120 personnes. Cette salle est équipée d’un bar, de frigos, d’un système de sonorisation (en option) et d’une cuisine (en option). Les locations sont réservées aux initiatives socio-culturelles ou à destination de la communauté étudiante. 

Tarifs étudiants pour la salle

 70 ,00

/ jour
​Tarifs étudiants pour la cuisine

​ +30 ,00

/ jour

Tarifs étudiants pour la sono

​ +10 ,00

/ jour

Tarifs non-étudiants pour la salle

 140 ,00

/ jour
​Tarifs non-étudiants pour la cuisine

​ +60 ,00

/ jour

Tarifs non-étudiants pour la sono

​ +20 ,00

/ jour

Tarifs étudiants pour la salle (WE - Ven, Sa, Di)

 105 ,00

/ WE
​Tarifs étudiants pour la cuisine

​ +45 ,00

/ WE

Tarifs étudiants pour la sono

​ +15 ,00

/ WE

Tarifs non-étudiants pour la salle (WE - Ven, Sa, Di)

 210 ,00

/ WE
​Tarifs non-étudiants pour la cuisine

​ +90 ,00

/ WE

Tarifs non-étudiants pour la sono

​ +30 ,00

/ WE

Location Week End


Attention : les locations pour le week-end (à partir du vendredi, inclus) se font uniquement sur base d’une dérogation, octroyée par le vice-recteur aux affaires étudiantes. A noter qu’il est impératif d’introduire une demande de location auprès de l’AGL AVANT d’introduire la demande de dérogation. 

Veuillez suivre la procédure suivante :

1. Introduire une demande de location classique via le formulaire en ligne sur le site de l’AGL. 

2. Recevoir la confirmation que la location vous est accordée. 

3. Introduire une demande de dérogation auprès du VRAE via le formulaire (qui se trouve ici ou via l’intranet : https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/cvrc/salles-gerees-par-l-agl-0.html) en joignant la preuve de l’accord de l’AGL. Le formulaire doit être envoyé à l’adresse activites-cvrc@uclouvain.be 15 jours au plus tard avant l’évènement.

4. Se présenter aux permanences AGL avec les documents demandés ainsi que l’email (imprimé) faisant preuve de l’accord du VRAE. 


 Disponibilités de la salle Joanne Simpson

 Plan de la salle et capacité maximale



Matériel disponible dans la salle


  • 68 chaises en plastiques rouges
  • 11 tables de brasserie de 8 personnes
  • 15 bancs de brasserie
  • 2 baffles et 1 sono (en option)
  • Dans la cuisine : 1 frigos, 1 lave-vaisselle, 1 four, 5 taques de cuisson et 2 micro-ondes (en option)
  • Dans le bar : 2 frigos
  • 4 toilettes et 2 urinoirs

Le matériel lié à la cuisine ainsi que celui lié au système de sonorisation sont des options, disponibles sur demande (à la signature du contrat) et moyennant un supplément tarifaire (comme mentionné ci-dessus). Ainsi, nous offrons possibilité de louer un système de sonorisation pour la somme de 10€ (20€ en cas d’initiative non-étudiante). Ce système se branche sur les baffles de la salle et contient une table de mixage ainsi qu’un port jack et USB.  Nous proposons également un accès à la cuisine équipée au prix de 30€ (60€ en cas d’initiative non-étudiante).


Comment louer la salle

  1. Remplissez le formulaire de réservation. Nous vous envoyons un mail de confirmation, généralement après quelques jours, hors week-end et blocus.
  2. Si votre réservation est validée, versez le montant total de la location (loyer et caution) sur le compte BE30 3630 0670 9511 avec la communication structurée présente sur votre facture
  3. Vous serez alors invité·e·s à vous rendre dans les bureaux de l’AGL pour signer votre contrat de location et fixer une heure d’état des lieux d’entrée et de sortie. Ce n’est qu’avec la signature du contrat que la location sera considérée comme ferme. La bonne tenue de celle-ci reste toutefois soumise au respect des conditions générales d’utilisation.
  4. Une fois l’état des lieux terminé, vous recevrez votre caution éventuelle généralement deux semaines après. Cependant, il ne pourra être tenu rigueur à l’AGL d’un délai de remboursement exceptionnellement plus long que d’habitude.

Permanences : les mardis et jeudis de 13h à 14h aux bureaux de l’AGL. 

En dehors de ces permanences, nous ne pourrons malheureusement pas vous faire compléter ou signer des contrats de location de salles. Nous attirons votre attention sur le fait que  pendant les périodes de fêtes, de blocus et d’examen, les permanences « salles » ne sont pas assurées comme habituellement. Veuillez vous renseigner avant de vous présenter dans les bureaux. Merci de votre compréhension. 

Nous offrons possibilité de louer un système de sonorisation. Ce système se branche sur les baffles de la salle et contient une table de mixage ainsi qu’un port jack et USB. 


 Conditions générales des salles


Location ponctuelle


Vous pouvez louer la salle Hannah Arendt ponctuellement pour un événement de quelques heures jusqu’à une journée.


 Contrat de location ponctuelle


Location récurrente


Vous pouvez louer la salle Hannah Arendt de manière régulière, durant tout un quadrimestre ou à l’année (hors périodes d’examens et de vacances). Une location est considérée comme récurrente lorsque la salle est louée, par la même organisation, six fois ou plus par quadrimestre et 12 fois ou plus par année académique.  Les tarifs et les conditions de location varient des tarifs et conditions des locations journalières. 

La sélection des locataires dit·es « régulier·ères » se fait sur dossier à nous renvoyer par mail à l’adresse locasalles@aglouvain.be.


 Contrat de location récurrente

Caution


En plus de la location, les locataires doivent payer une caution. La caution équivaut à 350€ sauf si le/la locataire dispose d’un cachet de l’Organe, de la Fédé ou du GCL (voir procédure ci-après). 

En outre, le/la locataire doit payer des charges d’eau et d’électricité. Ces charges sont déduites de la caution : les compteurs seront relevés lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie. En moyenne, cela équivaut à 10€/soirée sans la cuisine et 18€/soirée avec la location de la cuisine (en option).


Dispositions particulières

Si votre initiative vient d’un kot-à-projet, d’un cercle ou d’une régionale et que votre location est de courte durée, vous pouvez bénéficier d’une caution réduite, à la condition que votre collectif s’en porte garant. Dans ce cas, la caution équivaut à 75€.

Pour bénéficier de cet avantage, il faut faire compléter le document d’autorisation de bénéficier de la caution réduite, par votre collectif de référence. Ce document est téléchargeable ci-dessous (en fonction de votre collectif). 

Attention : il ne sert à rien de venir à l’AGL pour obtenir ce document (ni d’imprimer le contrat). Ce document doit être dûment complété pour le jour de la signature du contrat, auquel il sera annexé. 


Cercle

Les cercles peuvent bénéficier du système de caution du GCL. Sous réserve d'avoir complété ce formulaire, la caution ne s'élève alors qu'à 75€.

CAUTION CERCLE

Hors collectif étudiant

Pour les projets étudiants ne faisant pas partie d'un collectif (kot-à-projet, cercle ou régionale) ou hors du milieu estudiantin (association, entreprise,...), la caution s'élève à 350€.



Régionale

Les régionales peuvent bénéficier du système de caution de la Fédé. Sous réserve d'avoir complété ce formulaire, la caution ne s'élève qu'à 75€.

CAUTION REGIONALE

Kot-à-projet

Les kots-à-projet peuvent bénéficier du système de caution de l'Organe. Sous réserve d'avoir complété ce formulaire, la caution ne s'élève alors qu'à 75€.

CAUTION KAP

Formulaire de location de la salle Joanne Simpson



S'il n'est pas possible d'obtenir le cachet au moment de remplir le formulaire, cochez "non" à la question précédente et indiquez le dans la description de l'activité, vous pourrez le montrer pendant la permanence.
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