Réunion

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Les réunions sont parties intégrantes de la vie courante de l'AGL. Cette page reprendra différents conseils issus initialement de la (feue) boite à outils.

Animation d'une réunion

Pour certains, il s’agit de choses connues depuis longue date, mais un petit rappel ne peut pas faire de mal !

Préparation préalable

Avant toute chose, il est toujours important de bien préparer une réunion (quels sont les objectifs de la réunion, qui inviter, quels supports utiliser...). Ensuite, il faut lancer la convoquer, et comme on sait qu’il est toujours difficile de faire venir les gens, mieux vaut leur présenter des documents clairs, bien présentés et pas trop nombreux (ordre du jour#, lieu, date, heure de la réunion, ... ). On peut se poser les questions suivantes :

  1. Pourquoi faire cette réunion ? Quels ont les objectifs ? Par exemple, impliquer les gens dans une campagne (qu’ils s’engagent concrètement) ou discuter de l'avancement des projets d'une commission.
  2. A quel public vais-je m’adresser ? On doit chercher à adapter sa préparation et son discourt en conséquence (commission qui fonctionne bien, novice, partenaires... ).
  3. Quels sont les points à voir (l’ordre du jour) ? Voir ci-dessous
  4. Que dire sur chacun des points à traiter ? Bien sûr, il convient de préparer à l’avance ce qu’on va dire, ce qu’on veut présenter et qui s'en chargera, les réactions que l’on veut susciter...
  5. Quel temps consacrer à la réunion ? En fonction des différents points à aborder, du nombre de participants (et donc autant d’interventions), il faut calculer le temps de réunion et surtout le tenir. Rien de plus désagréable de finir une réunion 1 heure en retard, ça ne donne pas envie de revenir ! Si c'est sur un temps de midi (de 12h45 à 14h), il faut être efficace, car le temps effectif de réunion est limité.
  6. Quels supports utiliser ? On peut par exemple des documents à remettre aux participants, des schémas à faire sur tableau...

Animation pendant la réunion

L’animateur de la réunion joue un rôle bien plus important que l’on pourrait croire. En effet, c’est lui qui va conduire la réunion, donner la parole aux participants, synthétiser et recadrer le débat s’il se disperse trop. Bref, il est donc important d’être clair, concis et précis. Voici quelques étapes à suivre (liste non exhaustive et à adapter au type de réunion que vous menez).

L'enjeu est d'autant plus crucial lors des réunions marathons
  1. Commencez par un tour de table pour que chacun puisse se présenter et dire brièvement ce qui l’amène ici (essentiellement si les gens ne se connaissent pas).
  2. Rappelez les objectifs de cette réunion et l’ordre du jour. Demandez aux participants s’ils ont des points supplémentaires à aborder qui ne figurent pas dans l’ordre du jour, ou s’ils veulent en

changer l’ordre (par degré de priorité...).

  1. Trouvez un rapporteur qui pourra ensuite faire un compte rendu de la réunion (important). L’idéal est de trouver cette personne avant.
  2. Abordez les différents points à traiter en donnant les éléments clés, des précisions...
  3. Donnez la parole à chacun. Il est mieux que les participants lèvent la main pour prendre la parole. Ça fait peut être un peu scolaire mais ça évite la cacophonie !
  4. Après chaque point abordé, recensez les décisions prises pour s’assurer qu’il n’y a pas de malentendus et précisez qui fait quoi.
  5. Fixez un objectif et une date pour la prochaine réunion (à vos agendas !)
  6. A la fin de la réunion, remerciez les participants de leur venue et précisez-leur qu’ils recevront le compte rendu par mail.

Petits trucs :

Faites circuler une feuille d’émargement pour noter le nom des participants et leurs coordonnées. Pour tenir l’ordre du jour, vous pouvez nommer un « gardien du temps ». Celui-ci sera chargé de signaler que le traitement d’un sujet doit en arriver à sa conclusion. Peaufinez l’introduction et la conclusion. N’hésitez pas à vous munir de supports visuels si nécessaire (diapos, film), un projecteur est disponible au prêt des permanents. De temps en temps, faites suivre vos réunions d’un repas ou d’un verre. Il est bien de créer des espaces de communication informels et conviviale.

Restitution post-réunion

Après une réunion, il est important de rédiger un compte rendu. Ce n’est pas à l’animateur de le faire (qui ne peut pas animer et prendre les notes à la fois) mais plutôt à un rapporteur (voir étape 5 ci-dessus). L’idée est de mettre par écrit les éléments importants des différents points à aborder lors de la réunion (les points-clés des débats, les décisions, qui fait quoi). Ensuite, envoyez à chaque participant ce compte rendu. Essayez si possible de le faire rapidement. Vous pouvez profiter de cet envoi pour rappeler la date de la prochaine rencontre.


Gestion relationnelle

Il n’est pas rare qu’un porteur de groupe de travail voit la réunion qu’il anime partir en queue de cerise sur un sujet épineux, ou simplement qu’il observe les membres les plus timides ne jamais parler et se démotiver. Se pose dès lors la question : Comment animer une réunion de manière à ce que 1) chacun se sente impliqué et reste motivé et 2) que celle-ci soit efficace ?


Objectifs vs. relationnel

Le premier est l’objectif (« pour la fin de la réunion il faut avoir trouvé un compromis »). Le second est l’aspect relationnel : impliquer les membres, les motiver, satisfaire leurs attentes. Bien souvent, cet aspect relationnel est négligé, alors qu’il est capital. Si les membres se démotivent, ils ne viendront plus et les objectifs du GT ne pourront plus être atteints. Il est donc important d’avoir les deux aspects en tête quand on gère une réunion. Selon le sujet et le timing de celle-ci, il faut toutefois davantage mettre l’accent sur un des deux aspects, comme le montre le graphique ci-joint.


Reunion.jpg

Optimisation du relationnel

Respect procédurial

  • Une réunion a un début : on doit ouvrir la réunion, faire un premier tour de parole pour demander

l’humeur des gens, comment ils se sentent avec le sujet,...

  • Une réunion a une fin. Avant de la terminer il faut refaire un tour de parole sur les ressentis des participants par rapport à ce dont on a parlé, un mot de conclusion
  • Il faut si possible ne pas s’asseoir derrière des tables, ça diminue l’implication des gens dans la réunion.
  • Il faut clarifier les objectifs de la réunion dès son commencement pour que chacun puisse orienter ses

interventions en fonction. Les participants doivent les accepter


Séparation des tâches

Le responsable de la réunion ou du GT doit déjà réfléchir à l’objectif de la réunion. Il vaut donc mieux déléguer l’animation de la réunion à quelqu’un d’autre. Le responsable lit l’ordre du jour, présente les thématiques, est l’expert... L’animateur distribue la parole, propose des méthodes et s’assure de la bonne marche de la réunion. Il faut aussi désigner quelqu’un qui s’occupe de la gestion du temps si le groupe est grand (et donc avoir prévu un temps pour chaque point) et quelqu’un qui prend le PV. Les responsabilités peuvent tourner d'une réunion à l'autre si on a du temps.


Efficacité du dialogue

Lorsque les réunions sont houleuses et les débats trop tendus, il faut parfois bannir la discussion (Discuter = des séries de monologues visant à essayer de convaincre de la pertinence de son point de vue) pour lui privilégier le dialogue (= réunir un ensemble de points de vue, mettre son point de vue au service de l'ensemble du groupe). Comment faire ?


Ne pas laisser la possibilité aux personnes de se répondre en faisant une chaîne de parole (ou ping pong). Une personne parle, termine ce qu’elle a à dire, puis la parole est donnée à la personne à sa droite et ainsi de suite. Il est interdit de se couper ou de prendre la parole tant que ce n’est pas son tour Utiliser la « méthode des chapeaux » : amener à prendre des chapeaux, envisager toutes les possibilités plutôt que d'en opposer certaines :

  • 1er tour de parole : se qui relève de l'info objective
  • 2ème tour : imaginer tous les arguments pouvant empêcher le projet d'aboutir
  • 3ème tour : tous les arguments défendant le projet...

Rechercher le consentement : on peut parfois aboutir à un « consentement » (je peux faire avec) plutôt qu'à un « consensus » (tous doivent dire oui).


Implication générale

Toutes les personnes doivent avoir l'opportunité de s'exprimer. Il faut donc questionner les plus timides pour les inciter à prendre la parole. Ne pas faire des réunions à trop (8 personnes est l’idéal)

Il faut aussi, lorsqu’on parle, regarder les autres. Un bon animateur doit regarder au moins une fois chacun pendant qu’il parle durant une réunion.

Faire sentir lorsqu’un membre est absent. Le mentionner en début de réunion, dans le PV. Montrer que le groupe a besoin de chacun.

Toujours demander au groupe s’il est d’accord avec chaque proposition (même si on sait que le groupe le sera).Le fait que les gens disent « oui » les implique davantage dans la décision. « L'être humain aime dire oui quand il peut dire non. » Donner la possibilité de dire non augmente les chances d'une acceptation.

Il faut enfin remercier les participants d’avoir été présents. On a toujours tendance à ne remercier les gens que quand ils quittent le groupe ou quand le travail est terminé. Alors que les remerciements motivent justement les gens à s’impliquer. Et après la réunion, aller boire un verre tous ensemble !